Per il trattamento dei dati personali senza l'ausilio di strumenti elettronici le misure minime da adottare sono:
• aggiornare periodicamente l'ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati;
• adottare procedure atte ad un'idonea custodia di atti e documenti affidati agli incaricati per lo svolgimento dei relativi compiti;
• adottare procedure per la conservazione di atti e documenti in archivi ad accesso selezionato e disciplinare le modalità di accesso a detti archivi, con identificazione di coloro che vi accedono.
La redazione del DPS - Documento Programmatico sulla Sicurezza è obbligatoria per tutti coloro che trattano dati sensibili in formato elettronico.
Occorre ancora considerare che i dati sensibili sono, con una certa frequenza, oggetto di trattamento senza che se ne abbia la percezione (es.: il pagamento di quote sindacali in buste paga, il devoluto a istituzioni religiose tramite CUD di dipendenti, ecc ecc.).
Pur non essendo la redazione del DPS un obbligo per coloro che non trattano dati sensibili, occorre considerare che l'articolo 15 della legge prevede, per gli eventuali danni cagionati ad altri, il risarcimento ai sensi dell'articolo 2050 del codice civile che comporta l'inversione dell'onere della prova a carico di colui che ha cagionato il danno.
In queste circostanze il DPS può essere considerato documento probatorio utilizzabile in caso di contenzioso o di ricorso al Garante.
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