Non conformità e azioni correttive
Secondo la ISO 9001: 2005, per “non conformità” si intende il mancato conseguimento di un requisito.
Registrazione
Approccio Positivo.
L’identificazione di un problema è un’opportunità per il miglioramento.
Metodi di reporting
Le procedure di reporting variano.
Tipicamente è utilizzato un modulo specifico.
Talvolta solo una registrazione descrittiva all’interno della narrativa del rapporto di audit.
Non Conformità Maggiore
Fallimento nell’applicazione di una clausola dello standard o altro elemento dei criteri di audit che abbia rilevanza sui processi o pordotti all’interno del sistema di gestione.
Fallimento sistematico nel soddisfare un requisito.
Non Conformità Minore
Isolata mancanza, fallimento non sistematico.
Una non conformità minore del sistema può avere un impatto molto pesante sulla qualità del prodotto o sulle performance aziendali.
Esempio registrazione di non conformità
Scenario:
Durante l’audit, l’auditor rileva che più dell’80% dei prodotti sono consegnati in ritardo.
La procedura per l’evasione delle richieste e degli ordini viene seguita fedelmente e tutte le registrazioni sono disponibili.
Nella fase di pianificazione e preparazione dell’audit sarà redatto un documento riportante il Piano delle Verifiche Ispettive, tale piano andrà poi compilato dagli auditors per registrarne l’avvenuta esecuzione (tramite la firma del responsabile del gruppo).
In tale piano sono anche definite le risorse messe a disposizione del gruppo di audit.
All’interno del gruppo di audit devono essere definiti chiaramente i compiti e le responsabilità in modo che sia compreso da ciascun partecipante all’audit stesso il suo ruolo e le sue responsabilità.
Nel pianificare e preparare un audit si tiene conto dei risultati e delle conclusioni degli audit precedenti.
La pianificazione deve coprire un periodo di tempo significativo, in genere corrispondente all’intervallo previsto tra successivi Riesami. L'esistenza del Piano non esclude che in particolari situazioni (ad es. variazioni significative di tipo organizzativo, anomalie gravi o ricorrenti) vengano effettuate verifiche estemporanee. Tali verifiche vanno riportate sul relativo modulo e prendono il nome di verifiche supplementari.
Non è necessario che le date previste nel Piano siano rispettate rigorosamente, ma comunque occorrerà indicare nei rapporti di audit l’eventuale ritardo e le sue motivazioni.
Bisogna essere certi di avere un’evidenza completa e oggettiva a supporto della NCR riscontrata.
In caso di dubbio, sarà necessario investigare ancora.
Correzione e azione correttiva
Azione Correttiva: azione volta a eliminare le cause di una identificata non conformità o di altre situazioni non desiderabili (ISO 9000:2005). La sola correzione non previene la ricorrenza.
In base all'analisi dei rapporti di audit interni, il RSGSL in concomitanza con le altre figure aziendali e insieme ai responsabili di settore individua le cause delle non conformità e adotta le azioni correttive da intraprendere.
Per ogni azione individuata saranno concordate le modalità di attuazione e i relativi tempi.
I dati relativi alle non conformità sono periodicamente analizzati per individuare le non conformità ripetitive, le situazioni negative e le aree di miglioramento.
I risultati dell'analisi delle non conformità sono raccolti in una relazione trimestrale, che viene presentata alla direzione generale nel corso di apposite riunioni periodiche, in cui sono coinvolte tutte le funzioni interessate. Nel caso di situazioni particolarmente gravi il Responsabile SGSL può indire riunioni straordinarie.
Oltre alle azioni da intraprendere vengono nominati i responsabili della loro attuazione e fissati i relativi tempi.
Per ciascuna azione correttiva o preventiva avviata, il Responsabile compila appositi modelli e li sottopone ai responsabili dell’attuazione delle misure stesse.
Possono essere identificate in generale come Non Conformità:
• le inosservanze rispetto alla Politica ed al Programma di gestione della sicurezza e salute;
• il mancato raggiungimento di altri requisiti inerenti il funzionamento del Sistema di Gestione della sicurezza e salute;
• l'accadimento di un infortunio (che rappresenta l'evento visibile causato da una non conformità);
• istruzioni non sufficientemente dettagliate che portano ad errori ripetuti da parte del personale;
• carenza di addestramento specialistico per il personale;
• aggiornamenti della documentazione non comunicati a tutti gli interessati;
• carenze del piano di audit interno.
Azioni Correttive
Le azioni correttive vengono applicate dopo la verifica e l'analisi delle cause di Non Conformità, dopo l'accertamento delle oggettive responsabilità, e dopo l'avvio di un'apposita indagine interna che consenta di evidenziare le condizioni che hanno determinato un infortunio o un incidente.
Deve essere redatto un documento di registrazione delle cause all’origine delle NC che riporta anche le Azioni Correttive definite e programmate.
Nel documento sono indicati:
• le Azioni Correttive relativamente al campo d'applicazione (area, attività, prodotto, materiale, specifiche di controllo, modalità di controllo, istruzioni,addestramento, ecc.);
• il responsabile dell'attuazione;
• il tempo previsto.
Ovviamente prima di redigere tale documento i responsabili provvedono, attraverso opportuni strumenti di lavoro di gruppo (circoli, riunioni, ecc.) alla decisione sulle azione correttive da intraprendere e designando in maniera opportuna il/i responsabili dell’esecuzione delle attività decise. La decisione deve essere successivamente sottoposta ad approvazione della direzione generale.
Azioni Preventive
Analogamente per la gestione delle azioni preventive, sarà redatto un documento di registrazione riportate l'individuazione delle NCP e le relative AP da avviare indicando il campo di applicazione (attività, prodotto, ecc.), la funzione responsabile dell’attuazione dell'AP, il tempo previsto per l’attuazione.
Le AP sono applicabili a tutte le possibili azioni utili a prevenire rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori.
Verifica ed attuazione delle AC e AP
Il Dirigente o suo delegato verifica l’efficacia dell’Azione Correttiva/preventive valutando i seguenti aspetti:
• se l’AC/AP definita è stata realizzata come previsto;
• se l’AC/AP ha inciso sulla causa individuata;
• se l’AC/AP ha conseguito l’obiettivo pianificato;
• se i risultati conseguiti consentono di evitare il ripetersi delle NC/NCP o anomalie riscontrate.
L’esito delle verifiche viene registrato in un apposito modello.
In caso di esito positivo:
• la soluzione trovata viene standardizzata;
In caso di esito negativo:
• in funzione dell’aspetto risultato carente dalle valutazioni, il Dirigente decide se pianificare una nuova AC/AP o migliorarne l’attuazione o, infine, rinunciare a nuove iniziative.
Secondo la ISO 9001: 2005, per “non conformità” si intende il mancato conseguimento di un requisito.
Registrazione
Approccio Positivo.
L’identificazione di un problema è un’opportunità per il miglioramento.
Metodi di reporting
Le procedure di reporting variano.
Tipicamente è utilizzato un modulo specifico.
Talvolta solo una registrazione descrittiva all’interno della narrativa del rapporto di audit.
Non Conformità Maggiore
Fallimento nell’applicazione di una clausola dello standard o altro elemento dei criteri di audit che abbia rilevanza sui processi o pordotti all’interno del sistema di gestione.
Fallimento sistematico nel soddisfare un requisito.
Non Conformità Minore
Isolata mancanza, fallimento non sistematico.
Una non conformità minore del sistema può avere un impatto molto pesante sulla qualità del prodotto o sulle performance aziendali.
Esempio registrazione di non conformità
Scenario:
Durante l’audit, l’auditor rileva che più dell’80% dei prodotti sono consegnati in ritardo.
La procedura per l’evasione delle richieste e degli ordini viene seguita fedelmente e tutte le registrazioni sono disponibili.
Nella fase di pianificazione e preparazione dell’audit sarà redatto un documento riportante il Piano delle Verifiche Ispettive, tale piano andrà poi compilato dagli auditors per registrarne l’avvenuta esecuzione (tramite la firma del responsabile del gruppo).
In tale piano sono anche definite le risorse messe a disposizione del gruppo di audit.
All’interno del gruppo di audit devono essere definiti chiaramente i compiti e le responsabilità in modo che sia compreso da ciascun partecipante all’audit stesso il suo ruolo e le sue responsabilità.
Nel pianificare e preparare un audit si tiene conto dei risultati e delle conclusioni degli audit precedenti.
La pianificazione deve coprire un periodo di tempo significativo, in genere corrispondente all’intervallo previsto tra successivi Riesami. L'esistenza del Piano non esclude che in particolari situazioni (ad es. variazioni significative di tipo organizzativo, anomalie gravi o ricorrenti) vengano effettuate verifiche estemporanee. Tali verifiche vanno riportate sul relativo modulo e prendono il nome di verifiche supplementari.
Non è necessario che le date previste nel Piano siano rispettate rigorosamente, ma comunque occorrerà indicare nei rapporti di audit l’eventuale ritardo e le sue motivazioni.
Bisogna essere certi di avere un’evidenza completa e oggettiva a supporto della NCR riscontrata.
In caso di dubbio, sarà necessario investigare ancora.
Correzione e azione correttiva
Azione Correttiva: azione volta a eliminare le cause di una identificata non conformità o di altre situazioni non desiderabili (ISO 9000:2005). La sola correzione non previene la ricorrenza.
In base all'analisi dei rapporti di audit interni, il RSGSL in concomitanza con le altre figure aziendali e insieme ai responsabili di settore individua le cause delle non conformità e adotta le azioni correttive da intraprendere.
Per ogni azione individuata saranno concordate le modalità di attuazione e i relativi tempi.
I dati relativi alle non conformità sono periodicamente analizzati per individuare le non conformità ripetitive, le situazioni negative e le aree di miglioramento.
I risultati dell'analisi delle non conformità sono raccolti in una relazione trimestrale, che viene presentata alla direzione generale nel corso di apposite riunioni periodiche, in cui sono coinvolte tutte le funzioni interessate. Nel caso di situazioni particolarmente gravi il Responsabile SGSL può indire riunioni straordinarie.
Oltre alle azioni da intraprendere vengono nominati i responsabili della loro attuazione e fissati i relativi tempi.
Per ciascuna azione correttiva o preventiva avviata, il Responsabile compila appositi modelli e li sottopone ai responsabili dell’attuazione delle misure stesse.
Possono essere identificate in generale come Non Conformità:
• le inosservanze rispetto alla Politica ed al Programma di gestione della sicurezza e salute;
• il mancato raggiungimento di altri requisiti inerenti il funzionamento del Sistema di Gestione della sicurezza e salute;
• l'accadimento di un infortunio (che rappresenta l'evento visibile causato da una non conformità);
• istruzioni non sufficientemente dettagliate che portano ad errori ripetuti da parte del personale;
• carenza di addestramento specialistico per il personale;
• aggiornamenti della documentazione non comunicati a tutti gli interessati;
• carenze del piano di audit interno.
Azioni Correttive
Le azioni correttive vengono applicate dopo la verifica e l'analisi delle cause di Non Conformità, dopo l'accertamento delle oggettive responsabilità, e dopo l'avvio di un'apposita indagine interna che consenta di evidenziare le condizioni che hanno determinato un infortunio o un incidente.
Deve essere redatto un documento di registrazione delle cause all’origine delle NC che riporta anche le Azioni Correttive definite e programmate.
Nel documento sono indicati:
• le Azioni Correttive relativamente al campo d'applicazione (area, attività, prodotto, materiale, specifiche di controllo, modalità di controllo, istruzioni,addestramento, ecc.);
• il responsabile dell'attuazione;
• il tempo previsto.
Ovviamente prima di redigere tale documento i responsabili provvedono, attraverso opportuni strumenti di lavoro di gruppo (circoli, riunioni, ecc.) alla decisione sulle azione correttive da intraprendere e designando in maniera opportuna il/i responsabili dell’esecuzione delle attività decise. La decisione deve essere successivamente sottoposta ad approvazione della direzione generale.
Azioni Preventive
Analogamente per la gestione delle azioni preventive, sarà redatto un documento di registrazione riportate l'individuazione delle NCP e le relative AP da avviare indicando il campo di applicazione (attività, prodotto, ecc.), la funzione responsabile dell’attuazione dell'AP, il tempo previsto per l’attuazione.
Le AP sono applicabili a tutte le possibili azioni utili a prevenire rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori.
Verifica ed attuazione delle AC e AP
Il Dirigente o suo delegato verifica l’efficacia dell’Azione Correttiva/preventive valutando i seguenti aspetti:
• se l’AC/AP definita è stata realizzata come previsto;
• se l’AC/AP ha inciso sulla causa individuata;
• se l’AC/AP ha conseguito l’obiettivo pianificato;
• se i risultati conseguiti consentono di evitare il ripetersi delle NC/NCP o anomalie riscontrate.
L’esito delle verifiche viene registrato in un apposito modello.
In caso di esito positivo:
• la soluzione trovata viene standardizzata;
In caso di esito negativo:
• in funzione dell’aspetto risultato carente dalle valutazioni, il Dirigente decide se pianificare una nuova AC/AP o migliorarne l’attuazione o, infine, rinunciare a nuove iniziative.
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